Veelgestelde vragen (FAQ)

Ombuds Brussel kan u helpen als u een probleem hebt met een Brusselse overheidsdienst:

• een gewestelijke overheidsdienst, bijvoorbeeld Brussel Fiscaliteit, Brussel Mobiliteit, Urban, Actiris, enz.
• een overheidsdienst van de COCOF (Franse Gemeenschapscommissie), bijvoorbeeld Bruxelles Formation, schoolvervoer, hulp voor gehandicapten, enz.
• een overheidsdienst van de GGC (Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie), bijvoorbeeld Vivalis, Iriscare, Famiris, enz.
• een Brusselse gemeente of OCMW.

Enkele voorbeelden van onderwerpen: kinderbijslag, gewestelijke boetes (LEZ, leegstaande woningen), onroerende voorheffing, contact met uw gemeente, renovatiepremies, economische subsidies, huurtoelage, gemeentebelasting, OCMW-hulp, enz.

Uitzonderingen: de MIVB, Vivaqua, de gemeente en het OCMW van Elsene en de gemeente Sint-Lambrechts-Woluwe hebben hun eigen ombudsdienst. Ombuds Brussel kan geen klachten behandelen tegen deze overheidsdiensten. Wel kan Ombuds Brussel meldingen van integriteitsschendingen binnen deze overheidsdiensten behandelen.

Betreft uw probleem een van de volgende publieke of private diensten? Dan kan een andere ombudsdienst u misschien helpen. U vindt alle ombudsmannen in België op de website ombudsman.be.

• Een niet-Brusselse overheidsdienst (bv. op federaal niveau, in Wallonië, Vlaanderen, enz.
• Een andere dienst zoals een bank, koerierdienst, verzekeringsmaatschappij, energieleverancier, telefoonprovider, enz.

• Een klacht betreft een probleem dat een burger, een vereniging of een bedrijf persoonlijk heeft ondervonden met een overheidsdienst.
• Een melding is bedoeld voor personeelsleden van de overheidsdienst (werknemers, externe medewerkers of onderaannemers) om een situatie van misbruik, fraude of een ernstige onregelmatigheid die ingaat tegen het algemeen belang en waarvan zij getuige waren, te rapporteren.

Er zijn drie voorwaarden voor het indienen van een klacht.

1. U moet eerst contact opnemen met de overheidsdienst om uw probleem uit te leggen. De contactgegevens van de klachtenafdeling vindt u hier.
2. De overheidsdienst moet een Brusselse gewestelijke of lokale overheid zijn. Ontdek de lijst met betrokken overheidsdiensten.
3. De feiten zijn minder dan drie jaar oud.

* Er zijn uitzonderingen, zoals de MIVB, Vivaqua, de gemeente en het OCMW van Elsene en de gemeente Sint-Lambrechts-Woluwe. Deze overheden hebben hun eigen ombudsdienst; je vindt hun contactgegevens hier.

• Werkt u voor of met de overheidsdienst? U kan de feiten melden bij Ombuds Brussel.
• Bent u burger, een bedrijf of een organisatie en denkt u dat de overheidsdienst fraude of misbruik pleegt bij de behandeling van uw dossier? Dien een klacht in bij Ombuds Brussel.

Melden of “klokkenluiden” betekent het onder de aandacht brengen van uw organisatie, de bevoegde overheidsdiensten of het publiek van informatie over situaties die in strijd zijn met de wet EN die schadelijk zijn voor het algemeen belang.

Als u dit soort situaties meldt, wordt u beschouwd als een “klokkenluider” en kunt u bescherming tegen represailles krijgen.

Let op: als uw melding alleen betrekking heeft op uw eigen situatie of persoonlijke belangen, komt u niet in aanmerking als “klokkenluider”.

Onder de klokkenluidersregeling kunt u zaken zowel intern als extern melden:

• intern: binnen uw organisatie;
• extern: aan een onafhankelijke overheidsdienst.

Intern moet elke publieke organisatie een intern meldkanaal opzetten. Dit kanaal wordt autonoom georganiseerd en beheerd door elke overheidsdienst. De werkgever moet informatie verstrekken over dit intern meldkanaal en het gebruik ervan.

Het externe kanaal voor de Brusselse overheidsdiensten is Ombuds Brussel. Ombuds Brussel is ook bevoegd voor elke entiteit die wordt gecontroleerd of grotendeels gefinancierd door een overheidsdienst of overheid in Brussel.

Raadpleeg de (niet-limitatieve) lijst van overheidsdiensten die onder de bevoegdheid van Ombuds Brussel vallen.

Als uw melding geen betrekking heeft op een Brusselse overheidsdienst, moet u contact opnemen met het gepaste externe kanaal.

Als u niet zeker weet tot welke overheid u moet wenden om uw melding te doen, neem dan contact met ons op voor vertrouwelijk advies.

In alle gevallen geldt dat als wij de melding niet kunnen behandelen, wij uw doorverwijzen of de melding doorsturen naar de juiste bevoegde overheidsdienst.

Dit kunnen situaties zijn van misbruik, fraude, onregelmatigheden of ernstige nalatigheid die schadelijk zijn voor het algemeen belang. Hier zijn enkele voorbeelden:

• misbruik van de middelen van de organisatie;
• onregelmatigheden in een openbare aanbestedingsprocedure;
• vriendjespolitiek;
• belangenconflict;
• machtsmisbruik;
• oneerlijke concurrentie;
• schending van de privacy;
• elke andere ernstige ethische inbreuk.

Opgelet: meldingen in verband met welzijn op het werk, pesterijen of discriminatie kunnen niet worden behandeld door Ombuds Brussel. Er bestaan andere specifieke procedures voor dit soort incidenten.

Iedereen die - in een professionele context of in een professioneel kader - informatie heeft verkregen over een integriteitsschending binnen een Brusselse overheidsdienst (gewestelijke of gemeentelijke overheid, een OCMW of een COCOF- of GGC-overheid).

Raadpleeg de (niet-limitatieve) lijst van overheidsdiensten die onder de bevoegdheid van Ombuds Brussel vallen.

Dit geldt voor:

• huidige of voormalige personeelsleden
• stagiairs
• vrijwilligers
• zelfstandigen
• leden van de raad van bestuur
• leveranciers
• onderaannemers
• …

Een professionele context of kader voor een klokkenluider betekent dat de informatie die u meldt, verkregen moet zijn in het kader van uw werk: tijdens uw werk als werknemer of ambtenaar, tijdens het verlenen van een dienst als zelfstandige, enz.

Let op: informatie die is verkregen in de context van uw privéleven wordt niet in aanmerking genomen. Informatie die u bijvoorbeeld hebt verzameld als consument, via kennissen of in de pers, valt niet binnen de professionele context.

Als u twijfelt over uwe situatie, neem dan contact met ons op voor vertrouwelijk advies.

1. Ontvangstbevestiging

Binnen 5 werkdagen informeren wij u of bevestigen wij schriftelijk dat wij uw melding hebben ontvangen en voorzien wij u van een dossiernummer.

2. Ontvankelijkheid

Binnen een redelijke termijn gaan wij na of uw melding voldoet aan bepaalde ontvankelijkheidsvoorwaarden (lAan welke voorwaarden moet mijn melding voldoen om ontvankelijk te zijn?).

Na deze analyse geven we u een gemotiveerde beslissing of uw melding ontvankelijk of niet-ontvankelijk is en informeren we u over de follow-up die we zullen uitvoeren.

Het kan zijn dat we besluiten om geen onderzoek in te stellen als:

• we van mening zijn dat uw melding - hoewel ontvankelijk - betrekking heeft op feiten van geringe betekenis;
• uw melding geen belangrijke nieuwe informatie bevat ten opzichte van een soortgelijke melding die al is afgesloten.

3. Grondig onderzoek

We kunnen een onderzoek ter plaatse uitvoeren om feiten vast te stellen en de beweringen in uw melding te verifiëren. Onze onderzoekers verzamelen de relevante gegevens en informatie en ondervragen de betrokken personen en eventuele getuigen. Een onderzoek duurt standaard 3 maanden. Het kan worden verlengd afhankelijk van de aard en omvang van de uit te voeren controles (tot maximaal 12 maanden).

Download ons onderzoeksprotocol voor meer informatie over de procedure en onze methoden.

4. Onderzoeksrapport en aanbevelingen

Na het onderzoek stellen we een rapport op. Het rapport bevat onze bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen om de situatie op te lossen, herhaling te voorkomen of eventuele tekortkomingen te corrigeren. Dit rapport wordt - afhankelijk van het geval - naar de overheidsdienst, het bestuursorgaan of de bevoegde minister gestuurd, of zelfs naar de gerechtelijke overheden in het geval van strafbare feiten.

5. Opvolging van de aanbevelingen

Ombuds Brussel volgt de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport op met de betrokken overheidsdienst of overheden. Deze aanbevelingen worden vervolgens gepubliceerd in ons jaarverslag.

Voor meer informatie over de verschillende fasen kunt u ons Intern Reglement raadplegen.

Zodra we uw melding hebben ontvangen, controleren we of deze voldoet aan de voorwaarden voor ontvankelijkheid.

Formele voorwaarden:

• we controleren of uw melding volledig is;
• dat het in een professionele context is opgesteld;
• of het een Brusselse overheidsdienst betreft;
• dat de feiten betrekking hebben op een feitelijk of mogelijk integriteitschending, enz.

Als uw melding onvolledig is of toelichting vereist, nodigen we u uit om ons binnen 30 dagen de benodigde aanvullende informatie te verstrekken.

Als de betrokken overheidsdienst niet onder onze bevoegdheid valt, geven we de melding door aan de juiste bevoegde overheid. U wordt van deze overdracht op de hoogte gesteld.

Inhoudelijke voorwaarden:

• wij voeren een voorafgaand onderzoek uit om na te gaan of de beweringen in uw melding voldoende onderbouwd en ernstig zijn, en om de omvang van de schade aan het algemeen belang te beoordelen.

In deze stap nemen we contact met u op om alle relevante en nuttige informatie te verkrijgen, mogelijk tijdens een interview.

Ja, u kunt anoniem een melding doen. Wij bieden u een meldplatform waarmee uw anonimiteit kunt bewaren als u dat nodig acht. Dit platform stelt ons in staat om informatie met u uit te wisselen, zelfs als u ervoor kiest om anoniem te blijven (+ link portaal).

Let op: anonimiteit weerhoudt u er niet van om nauwkeurige, concrete en betrouwbare informatie te verstrekken. Dit betekent dat u ondanks uw anonimiteit moet instemmen met de samenwerking met Ombuds Brussel om bepaalde aspecten van uw melding aan te vullen of te verduidelijken.

Als uw melding ons per post wordt toegestuurd en geen contactgegevens bevat, is het voor ons onmogelijk om er gevolg aan te geven als de informatie ontoereikend of onvolledig is.

Ja, we zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Uw persoonlijke gegevens en uw melding worden strikt vertrouwelijk behandeld. Behalve onder zeer strikte voorwaarden, zijn we niet gemachtigd om informatie die aan ons is onthuld of die we hebben verkregen als onderdeel van een melding te communiceren of openbaar te maken. In alle gevallen zullen we nooit uw identiteit bekendmaken.

Toegang tot persoonlijke gegevens met betrekking tot uw melding is beperkt tot de personen die verantwoordelijk zijn voor het behandelen van meldingen en daaropvolgende onderzoeken.

Als we andere mensen toegang moeten geven tot uw informatie of gegevens, zullen we u vooraf om toestemming vragen.

We nemen geen telefoongesprekken op en transcriberen geen gesprekken die we ontvangen.

Ombuds Brussel zal een verslag bijhouden van elke mondelinge melding en van elk gesprek dat met u wordt gevoerd in verband met uw melding. U heeft het recht om het verslag van het gesprek te controleren, te corrigeren en goed te keuren.

Voor meer informatie, raadpleeg ons privacybeleid voor gegevensverwerking.

Nee, u hebt de keuze om uw melding eerst naar de interne kanalen van uw organisatie te sturen of rechtstreeks naar Ombuds Brussel als extern kanaal. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer:

• er binnen uw organisatie geen intern kanaal is;
• u het gevoel hebt dat uw situatie intern niet doeltreffend kan worden behandeld;
• u van mening bent dat het interne kanaal onvoldoende garanties biedt voor onafhankelijkheid;
• u gelooft of vreest dat u het slachtoffer zult worden van represailles alleen al door intern te melden;
• of om een andere reden die u legitiem acht.

Als u niet weet welk kanaal het meest geschikt is om uw melding te behandelen, neem dan contact met ons op voor vertrouwelijk advies.

Ja, als u vermoedt dat uw melding betrekking heeft op strafbare feiten, maar u weet het niet zeker, kunt u contact met ons opnemen.

Als wij na bestudering van uw melding van mening zijn dat deze betrekking heeft op strafbare feiten, geven wij uw melding door aan justitie, hetzij direct, hetzij na verificatie onzerzijds. Op deze manier voldoet u aan uw verplichting als ambtenaar om feiten van strafrechtelijke aard te melden, in overeenstemming met artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering.

Nee, melden is een recht.

Wanneer u dit recht uitoefent en ons informatie geeft over een integriteitsschending, garandeert de regelgeving dat:

• u geen inbreuk maakt op uw verplichting tot geheimhouding of vertrouwelijkheid;
• u geen enkele aansprakelijkheid oploopt als gevolg van het uitoefenen van dit recht (tenzij de gemelde informatie illegaal is verkregen).

In het geval dat er een procedure tegen u wordt aangespannen als gevolg van uw melding, kunnen er sancties worden opgelegd. Zie de pagina “Bescherming van klokkenluiders”.

Ja, u wordt in verschillende stadia op de hoogte gehouden van het gevolg van uw melding.

• Wanneer u uw melding indient, ontvang u binnen 5 dagen een ontvangstbevestiging.
• Nadat uw melding is geanalyseerd en volledig is, ontvangt u een gemotiveerde beslissing (binnen een termijn van 8 weken en maximaal 6 maanden).
• Als wij niet bevoegd zijn, wordt u geïnformeerd dat uw melding is doorgestuurd naar de bevoegde overheid voor uw situatie.
• Als we besluiten om een onderzoek uit te voeren, wordt u beknopt geïnformeerd over het resultaat van het onderzoek zodra dit is afgerond. Om redenen van vertrouwelijkheid ontvangt u het onderzoeksrapport niet.

U kunt op elk moment vragen om op de hoogte te worden gebracht van de status van uw dossier.

Met “represailles” wordt in de context van “klokkenluiders” elke nadelige actie bedoeld die is ondernomen als gevolg van uw melding of uw deelname aan een onderzoek dat is uitgevoerd op basis van een klokkenluidersmelding.

Als u een personeelslid bent, kan dit inhouden:

• ontslag
• overplaatsing
• disciplinaire maatregelen
• ongunstige evaluatie
• verandering van functie
• enz.

Als u een leverancier of onderaannemer bent, kan dit bijvoorbeeld het volgende inhouden:

• schending of niet-verlenging van een contract
• niet-naleving van contractuele verplichtingen
• ongerechtvaardigde uitsluiting van een overheidsopdracht
• enz.

De bescherming geldt niet voor maatregelen die geen verband houden met uw melding of uw deelname aan een onderzoek.

De volgende mensen zijn beschermd tegen represailles:

• klokkenluiders die een integriteitsschending hebben gemeld;
• mensen die de klokkenluider helpen tijdens het meldingsproces;
• derden die verbonden zijn met klokkenluiders, zoals collega's of familieleden;
• rechtspersonen/entiteiten die verbonden zijn aan de klokkenluider;
• personen die betrokken zijn geweest bij een onderzoek (bijvoorbeeld als getuige).

Valt u onder een van deze categorieën en denkt u dat u mogelijk het slachtoffer bent van represailles? Neem dan contact op met Ombuds Brussel.

Om te voorkomen dat klokkenluiders het slachtoffer worden van represailles, is een reeks preventieve maatregelen ontworpen.

Verbod op represailles: de regelgeving verbiedt expliciet dat een persoon of werkgever represailles neemt tegen een klokkenluider en voorzien in sancties in bepaalde gevallen.

Vertrouwelijkheid van uw identiteit: de regelgeving bepaalt de verplichting om uw identiteit vertrouwelijk te houden (als deze bekend is) en de verplichting om deze aan niemand bekend te maken.

Vertrouwelijkheid van de procedure en beperking van het recht op toegang tot het dossier: de personen tegen wie uw melding gericht is of die betrokken zijn bij uw melding, hebben in geen geval recht op toegang tot het dossier dat op basis van uw melding is samengesteld. De medewerkers van Ombuds Brussel zijn gebonden door het beroepsgeheim. Dit betekent dat we niet gemachtigd zijn - behalve onder zeer strikte voorwaarden - om informatie die ons werd meegedeeld of die we hebben verkregen in het kader van een melding, mee te delen of te verspreiden. Dit vormt een extra garantie met betrekking tot uw informatie en het behoud van uw identiteit.

Vrijstelling van aansprakelijkheid: de regelgeving bepaalt uitdrukkelijk dat u niet aansprakelijk kunt worden gesteld (civielrechtelijk, strafrechtelijk, enz.) op grond van het feit dat u vertrouwelijke informatie hebt meegedeeld of uw plicht tot geheimhouding of vertrouwelijkheid in het kader van uw melding heeft geschonden, tenzij u deze informatie onrechtmatig hebt verkregen (zie hierboven).

Om in aanmerking te komen voor bescherming moet uw melding voldoen aan de voorwaarden die zijn vastgelegd in de regelgeving, d.w.z.:

• uw melding moet, behalve in bijzondere omstandigheden (zie hieronder), zijn toegezonden aan het interne kanaal van uw organisatie (of bij gebreke daarvan aan uw hiërarchie) of aan het externe kanaal (Ombuds Brussel) en ontvankelijk zijn verklaard.
• uw melding moet voldoen aan de formele voorwaarden (link Wat zijn de voorwaarden voor ontvankelijkheid van mijn melding?)
• uw melding moet betrekking hebben op een veronderstelde integriteitschending, d.w.z. een situatie die onwettig of in strijd met de regelgeving is en die het algemeen belang schaadt
• uw melding moet gebaseerd zijn op redelijke informatie of vermoedens, d.w.z. uw beweringen moeten voldoende onderbouwd en gedocumenteerd zijn.

Mensen die vinden dat ze aan deze voorwaarden voldoen, kunnen aanspraak maken op bescherming zonder dat ze specifieke stappen hoeven te ondernemen of specifiek bewijs hoeven te leveren. Ze kunnen dit statuut doen gelden bij wie ze maar willen (werkgever, rechtbank, enz.), zonder dat ze eerst contact moeten opnemen met Ombuds Brussel.

Onontvankelijke meldingen, d.w.z. meldingen die geen schending van het algemeen belang betreffen, die betrekking hebben op een gebied dat expliciet wordt uitgesloten door de regelgeving (d.w.z. welzijn op het werk of discriminatie) of die niet gebaseerd zijn op een redelijk vermoeden, geven daarentegen geen aanleiding tot het recht op bescherming van de “klokkenluider”.

Als u een klokkenluider bent

• U wordt geacht beschermd te zijn vanaf de datum van uw melding (intern of extern).

In het geval van een verzoek om bescherming na een externe melding (bij Ombuds Brussel), ontvangt u van ons een beslissing na analyse van uw melding waarin staat dat u beschermd bent en vanaf welke datum uw bescherming ingaat.

In het geval van een verzoek om bescherming na een interne melding (bij het interne kanaal van uw organisatie of bij uw hiërarchie als die er niet is), gaan we na op welke datum u geacht kunt worden een interne melding te hebben gedaan die aan de gestelde voorwaarden voldoet. In dit geval moet u bewijs leveren van uw acties.

Als u heeft deelgenomen aan een onderzoek

• U wordt geacht beschermd te zijn vanaf de datum waarop u betrokken was bij het onderzoek. In dit geval moet u kunnen bewijzen dat u betrokken was bij een (intern of extern) onderzoek.

De datum waarop uw bescherming ingaat, is belangrijk omdat dit voor de toekomst bepaalt, bijvoorbeeld in het geval dat u slachtoffer bent van represailles, dat u op dat moment inderdaad beschermd was, en het is dus aan uw werkgever om te bewijzen dat de genomen maatregel geen verband houdt met uw deelname aan een onderzoek.

Als u uw melding intern binnen een Brusselse overheidsdienst of extern naar Ombuds Brussel hebt gestuurd, is Ombuds Brussel bevoegd om u te beschermen.

Als u denkt dat ue het slachtoffer bent van represailles of concrete bedreigingen met represailles in verband met een melding, kunt u een verzoek om bescherming indienen.

Als u vermoedt dat er represailles tegen u zijn genomen, nemen we contact op met uw werkgever of de overheidsdienst die verantwoordelijk is voor de represailles.

Let op: als alternatief, of als onze tussenkomst mislukt, kunt u een aanvraag indienen bij de bevoegde rechtbank om uw bescherming als klokkenluider in te roepen en uw rechten te laten gelden. Ombuds Brussel biedt in dit geval geen specifieke ondersteuning. U moet hiervoor contact opnemen met een advocaat naar keuze.

• Bij een vermoeden van represailles vraagt Ombuds Brussel aan uw werkgever om aan te tonen dat de tegen u genomen maatregel geen verband houdt met uw melding of deelname aan een onderzoek. Dit staat bekend als de ‘omkering van de bewijslast’.
• Bij vermoeden van represailles kan Ombuds Brussel uw werkgever ook vragen om de nadelige maatregel tijdelijk te schorsen of op te heffen, terwijl uw verzoek om bescherming wordt onderzocht.
• Als blijkt dat er sprake is van represailles, kan Ombuds Brussel uw werkgever aanbevelen om de geleden schade als gevolg van de represailles in te trekken of te compenseren. Als uw werkgever weigert, kunt u mogelijke rechten en uw status als klokkenluider laten gelden voor de rechtbank die bevoegd is voor uw situatie.
• In het geval van represailles kunnen disciplinaire of strafrechtelijke procedures worden ingesteld. Dit is ook het geval wanneer een persoon de melding of het onderzoek belemmert of hindert, bijvoorbeeld door misbruikprocedures op te zetten, uw identiteit bekendmaakt of onthult, enz.

Let op: bescherming als “klokkenluider” biedt geen absolute immuniteit tegen nadelige maatregelen die op u van toepassing zijn. Het feit dat u beschermd bent, betekent niet dat u vrijgesteld bent van uw professionele verplichtingen en verantwoordelijkheden tegenover uw werkgever.

U kunt beschermd zijn als u een “openbaarmaking” doet, maar alleen in specifieke omstandigheden. Dit is het geval wanneer:

• de situatie die u wilt melden een onmiddellijk en duidelijk gevaar vertegenwoordigt, d.w.z. er is sprake van een noodsituatie en een risico op onomkeerbare schade;
• u uw melding al eerder heeft doorgestuurd naar het interne kanaal van uw organisatie en naar Ombuds Brussel, maar binnen de 6 maanden geen antwoord of gepaste follow-up heeft ontvangen;
• u uw melding niet hebt doorgestuurd naar Ombuds Brussel omdat u dacht dat er een risico op represailles bestond door dit gewoon te doen, of dat er weinig kans was dat we de situatie daadwerkelijk zouden kunnen verhelpen omwille van bijzondere omstandigheden.

Als u een verzoek om bescherming indient bij Ombuds Brussel na een openbaarmaking in een van deze gevallen, moet u de redenering die u tot een van deze conclusies heeft gebracht, kunnen uitleggen en aantonen.

Ja, de bescherming tegen represailles kan worden opgeheven wanneer:

• de klokkenluider een oneerlijke melding heeft gedaan, d.w.z. een melding die gebaseerd is op valse informatie of informatie die niet overeenkomt met de werkelijkheid;
• de persoon die heeft deelgenomen aan een onderzoek valse, onbetrouwbare of kennelijk onvolledige informatie aan de onderzoekers heeft verstrekt;
• de persoon opzettelijk heeft gehandeld om het onderzoek te belemmeren of een persoon ertoe heeft aangezet op deze wijze te handelen;
• de persoon is betrokken bij een vastgestelde integriteitsschending.

In voorkomende gevallen informeert Ombuds Brussel de betrokkene in het kader van een externe melding dat zijn of haar bescherming is opgeheven. De persoon kan niet langer aanspraak maken op bescherming tegen represailles.