(Laatst aangepast in augustus 2022)
We verwerken uw persoonsgegevens om onze wettelijke opdrachten te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld uw klacht over een Brusselse overheidsdienst of uw melding over een integriteitsschending.
We gebruiken uw persoonlijke gegevens conform de Europese Algemene verordening gegevensbescherming of AVG,, de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen.
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u en waarom?
Wij verwerken enkel persoonsgegevens indien wij daar een rechtsgrond voor hebben. Meestal kadert die rechtsgrond in onze opdrachten die volgens het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman zijn vastgelegd.
- Uw informatievraag of klacht als burger
In het kader van uw informatievraag of klacht als burger kunnen we de volgende gegevens verwerken:
– identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
– contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
– gegevens betreffende uw beroep en job;
– eventueel andere gegevens zoals uw medische gegevens en uw gegevens betreffende strafbare feiten.
We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van een Brusselse overheidsdienst. Nadat uw informatievraag of klacht bij ons behandeld is, houden we uw gegevens nog vijf jaar bij.
- Uw melding van veronderstelde integriteitsschending als ambtenaar
Als personeelslid van een Brusselse overheidsinstelling kunt u aan de Brusselse Ombudsvrouw een integriteitschending melden of een aanvraag tot bescherming indienen. In dat kader kunnen we de volgende gegevens verwerken:
– identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
– contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
– gegevens betreffende uw beroep en job;
– eventueel medische gegevens, gegevens betreffende strafbare feiten.
– eventueel medische gegevens, gegevens betreffende strafbare feiten.
We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van een Brusselse overheidsdienst. Nadat uw melding bij ons behandeld is, houden we uw gegevens nog vijf jaar bij.
- Samenwerking met andere organisaties
Als we iets organiseren samen met andere organisaties, zoals een conferentie of evenement, kunnen we ook de volgende gegevens delen met de mede-organisator:
– identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam;
– contactgegevens zoals uw e-mailadres;
– gegevens betreffende uw beroep en job;
– andere informatie over bijvoorbeeld het bezoek, het evenement, de samenwerking.
We krijgen deze gegevens van u, als bezoeker of als deelnemer aan een evenement, en/of van uw vertegenwoordiger of een contactpersoon. We houden ze een jaar bij.
- Een vraag of verzoek van uw rechten (DPO)
Als burger of als personeelslid van een Brusselse overheidsdienst kunt u ons contacteren om uw rechten rond persoonsgegevens uit te oefenen. In dat kader kunnen we de volgende gegevens verwerken:
– identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
– contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
– gegevens betreffende uw beroep en job;
– eventueel medische gegevens of gegevens betreffende strafbare feiten.
We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van een Brusselse overheidsdienst. Nadat we uw vraag of verzoek behandeld hebben, houden we uw gegevens nog een jaar bij.
Om uw dossier zo goed mogelijk te verwerken, vragen wij u om bepaalde persoonlijke gegevens, zoals uw naam, uw voornaam, uw contactgegevens, gegevens over uw klacht.
2. Hoe gaan wij om met uw persoonlijke informatie en met wie delen we ze?
- Privacybeleid
We hebben toegang tot de informatie die u ons bezorgt of de informatie die nodig is om uw dossier (klacht, informatievraag, melding) te behandelen. We behandelen deze informatie vertrouwelijk en zijn gebonden door het beroepsgeheim, op basis van artikel 17 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman.
- Uitwisselen van informatie
Bij het behandelen van uw dossier, kunnen we de persoonlijke gegevens die u ons doorgeeft, meedelen aan iemand die u vertegenwoordigt (advocaat, iemand met en volmacht…) en aan de betrokken overheidsdienst(en) of de andere ombudsdiensten.
Wanneer wij meldingen inzake integriteitsschendingen behandelen en onderzoeken, kunnen uw persoonsgegevens worden uitgewisseld met de leidend ambtenaar of de bevoegde minister van de betrokken Brusselse overheidsdienst en/of de Procureur des Konings.
- Doorgeven van informatie
Wanneer niet de Brusselse Ombudsvrouw, maar een andere ombudsman uw klacht kan behandelen, zijn wij wettelijk verplicht om uw klacht (met uw persoonlijke gegevens) door te zenden naar de bevoegde ombudsman. Deze verplichting is opgenomen in artikel 9 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman.
Wanneer noch de Brusselse Ombudsvrouw, noch een andere ombudsman uw vraag of klacht kan behandelen, dan bezorgen wij u de gegevens van de klachtendienst of andere dienst die uw klacht kan onderzoeken. Enkel als u het ons uitdrukkelijk vraagt, bezorgen we de klacht met uw gegevens aan die dienst.
Wij organiseren soms een conferentie of evenement samen met andere organisaties. Indien u hier aan deelneemt, zal u bij de inschrijving persoonsgegevens moeten doorgeven. In dat kader kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan de mede-organisator. U zult hiervan op de hoogte worden gebracht op bijvoorbeeld het moment van uw inschrijving.
Geeft u ons persoonsgegevens door in het kader van een vraag of verzoek inzake gegevensbescherming, dan worden die in principe niet gedeeld met andere organisaties, behalve wanneer de Gegevensbeschermingsautoriteit dat vraagt.
In uitzonderlijke gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een instantie in een niet-Europees land. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een ombudsman buiten Europa bevoegd is voor de klacht of wanneer een klager niet in Europa woont. Voor deze verwerkingen van persoonsgegevens beroepen wij ons op het algemeen belang, aangezien dit nodig is voor het uitvoeren van onze wettelijke opdrachten. Wanneer een klachtenorganisatie buiten Europa bevoegd is, vragen wij uw toestemming om het dossier eventueel door te zenden.
- Publicaties
We maken de identiteit van personen die een beroep deden op de diensten van de Brusselse ombudsvrouw nooit bekend in publicaties. In onze publicaties zijn geanonimiseerde statistieken opgenomen over het aantal klachten en meldingen die we dat betrokken jaar kregen, de ontvankelijkheid en behandelingstermijn ervan. Hierbij geven we evenwel geen persoonsgegevens.
Onze verslagen, aanbevelingen et andere publicaties zoals brochures voor de burgers of persberichten bevatten ook voorbeelden geïnspireerd door klachten ter illustratie van de problematieken die we behandelen. Wij gebruiken hierbij steeds fictieve namen en letten erop dat in die voorbeelden de persoon of personen die de klacht bij ons heeft/hebben ingediend niet geïdentificeerd kan/kunnen worden. Wij gebruiken hierbij steeds fictieve namen en letten erop dat in die voorbeelden de persoon of personen die de klacht bij ons heeft/hebben ingediend niet geïdentificeerd kan/kunnen worden.
3. Welke rechten over uw verwerkingen van persoonsgegevens heeft u en hoe kan u deze uitoefenen?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG, heeft u recht op inzage/kopie, recht op verbetering, recht op bezwaar, recht op beperking van verwerking en recht op verwijdering om zo controle te houden over uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de type verwerking en rechtsgrond kunnen deze rechten al dan niet van toepassing zijn.
4. Hoe kunt u ons contacteren?
Heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens? Wenst u één van uw rechten uit te oefenen? Contacteer ons gerust:
contact@ombuds.brussels
De Brusselse Ombudsvrouw
Oud Korenhuis 1
1000 Brussel
Als u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen, dan antwoorden wij u binnen 1 maand na ontvangst. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum 3 maanden), maar dan laten wij u binnen 1 maand na ontvangst weten hoe dat komt.
Gelieve duidelijk te vermelden welk recht u wil uitoefenen en eventueel in welk dossier of over welke gegevens het gaat. Hou er rekening mee dat het uitoefenen van uw rechten afhangt van de type verwerking en de rechtsgrond.
We willen u graag goed helpen. Als u evenwel niet tevreden bent, kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.